Cocreatie online faciliteren

CarleyDiensten, Innovatie

De coronatijd heeft het digitaal samenwerken in een stroomversnelling gebracht. Nu zijn fysieke vergaderingen en workshops weer mogelijk, maar dat wil niet zeggen dat ze altijd de beste keuze zijn! Laten we niet gewoon ‘back to normal’ gaan, maar de lessen van de afgelopen jaren meenemen en zo vergaderingen en workshops efficiënt inzetten, fysiek én digitaal.

Laten we een kat een kat noemen, veel mensen en organisaties werken nog steeds het liefst fysiek samen. Maar dit is vaak uit gewoonte en/of omdat digitale sessies nog niet optimaal ingezet worden. Waarom uren in de file staan om op je werk naar een scherm te zitten staren of om naar een workshop te gaan die maar 2 uur duurt? Waarom volledige ruimtes afhuren? Hoe collega's of externen betrekken die in een andere stad of een ander land wonen en werken?

Hoewel het faciliteren van digitale sessies nieuwe skills en tools vraagt, zijn er genoeg voordelen die dat de moeite waard maken. Benieuwd? Lees hieronder 5 grote voordelen van online (cocreatie) sessies:

1. Capteren van inzichten & synthese sessie:

Na een fysieke workshop van 4 uur heb je al snel honderden post-its hangen en meerdere canvassen ingevuld. Behalve dat het heel tijdrovend is om die allemaal te digitaliseren of samen te vatten, heb je er vaak ook een hele hoop ontcijferwerk aan (schoonschrijven is geen vak meer op school...). Bij digitale workshops kan je automatisch een transcript van de meeting krijgen via Microsoft Teams, staan alle post-its helemaal leesbaar op je Miro of Mural canvas, en kan je die dan ook nog eens snel sorteren, kleuren geven, vergroten en verkleinen,.. Tot je een perfecte wrap-up hebt. Die deel je gemakkelijk met het team, en daarin kunnen ze dan zelfs nog aanpassingen of toevoegingen doen. Dat brengt me tot mijn volgende punt.

2. Asynchroon samenwerken:

Ken je dat, je hebt van meerdere mensen input nodig om een idee te bedenken, een beslissing te maken of een businessmodel te valideren. Maar de eerst mogelijke dag waarop iedereen kan, is binnen 8 weken... Online whiteboard tools zoals Miro & Mural to the rescue! In kleine groepjes of individueel kan iedereen op een plek feedback geven of ideeën bedenken en visualiseren.

3. Een stem voor iedereen:

Online sessies veranderen de groepsdynamiek, iedereen neemt dezelfde ruimte in (letterlijk) zodat ook introverte mensen gemakkelijker kunnen delen. Hier kan je ook op inspelen met, je kan mensen zelf aanduiden, anonieme polls houden (via je videoplatform of externe programma's zoals Mentimeter) maar ook focussen op post-it's die online geplakt worden. Zo worden alle ideeën gevat, ook degene die niet toegelicht (durven) worden.

4. Efficiëntie:

Soms is het efficiënter om een sessie online te houden, omdat je meer mensen kan betrekken, je lange sessies kan vervangen door twee korte sessies, er geen reistijd nodig is, je beter de tijd kan beheren, en nog zo veel meer!

5. Geïntegreerde tools:

Je kan zoveel meer door technologie te gebruiken in je sessie. Timers die meteen zichtbaar zijn voor iedereen in de groep, polls om (anoniem) te peilen naar meningen – en daar meteen data over te verzamelen, reacties tijdens een presentatie zonder de spreker te storen, stemmen op ideeën in online whiteboard tools, breakout rooms om in kleine groepen iets te bespreken (zonder te moeten verplaatsen). Sommige programma's laten je zelfs nog veel meer toe. Wat dacht je van een agenda met tijdsloten die zichtbaar is voor iedereen (gemakkelijk om discussies die te lang doorgaan af te ronden om op schema te blijven), facilitator chats waarin je met je collega's kan praten zonder dat de deelnemers gestoord worden, online flashcards, bijpassende muziek die de juiste mood creëert en zoveel meer. (Klinkt dit als muziek in de oren? Test Butter dan zeker eens uit!)

6. Templates en inspiratie:

Er bestaan al heel veel kant en klare templates op Miroverse of via Mural Templates die je op weg helpen bij het opzetten van je sessie. Leer van de online community of draag zelf je steentje bij!
Natuurlijk zijn er ook speciale aandachtspunten bij het faciliteren van een online (cocreatie) sessie. Zo moet je rekening houden met technische tijd om mensen te ondersteunen, of om bijvoorbeeld van spreker te wisselen. Om ervoor te zorgen dat dit zo vlot mogelijk verloopt, verzorgen wij meestal een voorbereidende oefening zodat mensen de gebruikte tools zelfstandig onder de knie kunnen krijgen. Bovendien zorgen we dat er duidelijke regels zijn (bv. Microfoon altijd aan/uit) die past bij de setting van de sessie. Ook vragen online sessies om een actievere facilitatiestijl, waarbij je veel moet communiceren, engageren en voldoende vragen moet stellen om bijvoorbeeld te peilen naar het energieniveau van deelnemers. Je kan immers niet altijd aflezen van een schermpje hoe iemand zich voelt. Ook het bouwen aan de groepsdynamiek en het groepsgevoel vraagt iets meer moeite, maar daar kan een ⚡️ energizer en voldoende interactieve tools en oefeningen al veel aan doen! Wanneer kiezen jullie voor digitale sessies?

Wil jij hulp bij online en fysieke co-creatie?

Laten we eens praten!