Gemeente zonder Gemeentehuis: Inclusieve dienstverlening in een digitale wereld

Met de voortdurende digitalisering staan gemeenten voor een fundamentele vraag: Hoe kan een gemeente ook in 2040 nog warme, kwalitatieve en toegankelijke dienstverlening bieden? De gemeenten Deerlijk, Wervik en Wevelgem wilden vooruitkijken en bepalen hoe hun fysieke gemeentelijke ruimtes en digitale diensten samen konden werken om de behoeften van burgers te blijven vervullen.

Het project werd mogelijk gemaakt door de Vlaamse subsidieregeling ‘Gemeente zonder gemeentehuis’. De uitdaging lag in het combineren van digitalisering met menselijke interactie en het ontwikkelen van een visie die zowel inspirerend als praktisch is voor de toekomst.

Het project volgde een participatieve aanpak, waarbij zowel gemeentelijke medewerkers als burgers betrokken werden. Het traject verliep in drie hoofdfasen:

• Onderzoek: Referentiebezoeken bij organisaties in België en Nederland, aangevuld met interactieve workshops met gemeentelijke medewerkers. Deze sessies gaven inzicht in de wensen en grenzen van digitale transitie.
• Participatie: Een breed participatietraject werd opgezet, bestaande uit vragenlijsten, een infomarkt en zogenaamde ‘droomdagen’ waarin burgers hun toekomstvisie op dienstverlening deelden.
• Conceptontwikkeling: Op basis van de verzamelde input werden zes kernsporen gedefinieerd:
  • Partnership
  • Hostmanship
  • Ondersteunende technologie
  • Dienstverlening buiten de muren
  • Het gemeentehuis als ontmoetingsplek
  • Een werkplek op maat van de medewerker

Deze sporen vormden de basis voor brainstormsessies waarin toekomstige concepten werden ontwikkeld, zoals nieuwe werkplekconcepten en contactpunten voor burgers. Prototypes werden getest en gevalideerd door burgers en medewerkers om de meerwaarde van de concepten te bepalen.

Het project leverde een interactieve conceptnota op die niet alleen aanbevelingen bevat, maar ook een visuele blauwdruk biedt die door andere gemeenten kan worden gebruikt. De belangrijkste resultaten zijn:

• Flexibele aanbevelingen: Gemeenten kunnen de concepten aanpassen aan hun eigen behoeften en ambities.
• Praktische tools: Inspirerende voorbeelden en lessons learned werden aangeleverd voor elk van de zes sporen.
• Nieuwe werkconcepten: Het gemeentehuis wordt hergedacht als een plek voor ontmoeting en samenwerking, met integratie van fysieke en digitale diensten.

De conceptnota biedt een helder pad voor gemeentelijke transitie naar een toekomst waarin digitale technologie en menselijke interactie hand in hand gaan.

Dit project werd uitgevoerd in opdracht van de gemeenten Deerlijk, Wervik en Wevelgem, met steun van de Vlaamse overheid via de subsidie ‘Gemeente zonder gemeentehuis’. Daarnaast werkten we nauw samen met onze partner Mondea, die expertise en ondersteuning bood in het co-creatieproces en de strategische begeleiding.

De samenwerking tussen de gemeenten, Mondea en The Argonauts benadrukt het belang van co-creatie bij het vormgeven van publieke dienstverlening in een snel veranderende wereld. Het resultaat is een inspirerend voorbeeld voor andere gemeenten die willen inspelen op digitalisering, terwijl ze de menselijke factor centraal houden in hun dienstverlening.