Een nieuw administratief centrum en dienstverlening

Gemeente Berlaar

In opdracht van de gemeente Berlaar werd een participatief traject opgezet om de ruimtelijke en functionele behoeften voor het nieuwe Administratief Centrum (NAC) in kaart te brengen. Dit traject bouwde voort op eerdere inspraakprocessen en integreerde nieuwe trends zoals werken op afspraak, activity based working en digitalisering. Door middel van inspiratiesessies, thematische werksessies en diepte-interviews werd een spatial service diagram ontwikkeld, dat als visuele gids dient voor de toekomstige inrichting van het NAC. Het project versterkte de basis voor een klantgerichte, efficiënte en innovatieve publieke dienstverlening.

ontwerp

onderzoek

Een toekomstgericht NAC met klantgerichte dienstverlening

De gemeente Berlaar stond voor de uitdaging om haar administratief centrum volledig te herdenken. De aanleiding was niet alleen de fysieke herinrichting van het marktplein, maar ook de noodzaak om in te spelen op maatschappelijke en bestuurlijke trends zoals digitale dienstverlening, werken op afspraak en de toenemende verwachtingen van burgers.

Burgers verlangen steeds meer een proactieve en gepersonaliseerde benadering, vergelijkbaar met commerciële dienstverlening. Tegelijkertijd vragen medewerkers om werkplekken die aansluiten bij nieuwe manieren van werken, zoals activity based working. Het was essentieel om deze uiteenlopende behoeften in balans te brengen en te vertalen naar een ruimtelijk en functioneel ontwerp dat aansluit bij de visie van de gemeente.

Co-creatie en integratie van behoeften

Het traject begon met een inspiratiesessie waarin de leden van het Managementteam (MAT) kennismaakten met de nieuwste trends in publieke dienstverlening en werkplekinnovatie. Deze sessie vormde de basis voor vijf thematische werksessies, elk gericht op een specifiek thema zoals dienstverlening, cultuur en gedrag, en digitalisering.

Tijdens deze interactieve sessies werden de wensen en verwachtingen van verschillende gebruikersgroepen geïnventariseerd. Een reflectiemoment met het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) bood verdere input, waarbij specifieke ruimtelijke behoeften van het bestuur besproken werden.

Om de behoeften van medewerkers nog verder te verdiepen, werden diepte-interviews afgenomen met het MAT, hun diensthoofden en de teams HR, ICT en Patrimonium. Deze methodische aanpak zorgde voor een brede basis van input, die verwerkt werd in een visueel spatial service diagram.

Een visuele blauwdruk voor klantgerichte dienstverlening

Het traject resulteerde in een spatial service diagram dat de behoeften van burgers, medewerkers en het bestuur vertaalt naar zones binnen het NAC. Dit diagram is geen fysieke plattegrond, maar een visueel instrument om de ‘TO BE’-situatie te schetsen. Het biedt een overzicht van ruimtelijke functies en laat toe om vroegtijdig knelpunten te identificeren voordat de implementatie start.

Deze aanpak zorgde voor een breed gedragen visie op de inrichting van het NAC, waarin klantgerichtheid, efficiëntie en innovatie centraal staan. Het diagram vormt een stevige basis voor verdere besluitvorming en implementatie.

Waarom wordt er actie ondernomen?

Een toekomstgericht NAC met klantgerichte dienstverlening

Een toekomstgericht NAC met klantgerichte dienstverlening

De gemeente Berlaar stond voor de uitdaging om haar administratief centrum volledig te herdenken. De aanleiding was niet alleen de fysieke herinrichting van het marktplein, maar ook de noodzaak om in te spelen op maatschappelijke en bestuurlijke trends zoals digitale dienstverlening, werken op afspraak en de toenemende verwachtingen van burgers.

Burgers verlangen steeds meer een proactieve en gepersonaliseerde benadering, vergelijkbaar met commerciële dienstverlening. Tegelijkertijd vragen medewerkers om werkplekken die aansluiten bij nieuwe manieren van werken, zoals activity based working. Het was essentieel om deze uiteenlopende behoeften in balans te brengen en te vertalen naar een ruimtelijk en functioneel ontwerp dat aansluit bij de visie van de gemeente.

Co-creatie en integratie van behoeften

Co-creatie en integratie van behoeften

Het traject begon met een inspiratiesessie waarin de leden van het Managementteam (MAT) kennismaakten met de nieuwste trends in publieke dienstverlening en werkplekinnovatie. Deze sessie vormde de basis voor vijf thematische werksessies, elk gericht op een specifiek thema zoals dienstverlening, cultuur en gedrag, en digitalisering.

Tijdens deze interactieve sessies werden de wensen en verwachtingen van verschillende gebruikersgroepen geïnventariseerd. Een reflectiemoment met het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) bood verdere input, waarbij specifieke ruimtelijke behoeften van het bestuur besproken werden.

Om de behoeften van medewerkers nog verder te verdiepen, werden diepte-interviews afgenomen met het MAT, hun diensthoofden en de teams HR, ICT en Patrimonium. Deze methodische aanpak zorgde voor een brede basis van input, die verwerkt werd in een visueel spatial service diagram.

Een visuele blauwdruk voor klantgerichte dienstverlening

Een visuele blauwdruk voor klantgerichte dienstverlening

Het traject resulteerde in een spatial service diagram dat de behoeften van burgers, medewerkers en het bestuur vertaalt naar zones binnen het NAC. Dit diagram is geen fysieke plattegrond, maar een visueel instrument om de ‘TO BE’-situatie te schetsen. Het biedt een overzicht van ruimtelijke functies en laat toe om vroegtijdig knelpunten te identificeren voordat de implementatie start.

Deze aanpak zorgde voor een breed gedragen visie op de inrichting van het NAC, waarin klantgerichtheid, efficiëntie en innovatie centraal staan. Het diagram vormt een stevige basis voor verdere besluitvorming en implementatie.

Inspelen op de veranderende behoeften van burgers en medewerkers

Inspelen op de veranderende behoeften van burgers en medewerkers

De gemeente Berlaar zet met dit traject een belangrijke stap naar een toekomstgericht administratief centrum. Door co-creatie en een integrale aanpak werden de wensen van alle betrokken partijen geïntegreerd, wat resulteert in een NAC dat klaar is om in te spelen op de veranderende behoeften van burgers en medewerkers.

Carley Hamaway

Service Designer

carley.hamaway@theargonauts.eu

"Dit traject heeft niet alleen een visueel kader opgeleverd, maar ook een gezamenlijke visie op klantgerichte publieke dienstverlening binnen een innovatief NAC."